Työsuhdepyöräilyn suosio kasvaa huimaa vauhtia. Yli kolmetuhatta suomalaista yritystä tarjoaa jo työntekijöilleen pyöräetua, ja työsuhdepyörällä suhailevia ihmisiä on Pyöräliiton arvion mukaan jopa 40 000 vuoden 2022 loppuun mennessä!
Tässä oppaassa kerromme kaiken, mitä henkilöstöhallinnon tai työsuhde-eduista vastaavan on hyvä tietää työsuhdepyöristä, erilaisista vaihtoehdoista sekä pyöräetuun liittyvistä käytännön kysymyksistä. Annamme myös parhaat vinkit pyöräedun käyttöönottoon yrityksessäsi.
Mikä on työsuhdepyöräetu?
Pyörällä liikkuminen on paitsi mainiota liikuntaa myös oivallinen keino pienentää hiilijanjälkeä. Suomen hallituksen tavoite onkin lisätä pyöräilyn määrää 30 prosenttia vuoteen 2030 mennessä.
Yksi tärkeä keino pyöräilyn edistämisessä on työsuhdepyöräetu, jota työnantajat ovat voineet tarjota vuodesta 2021 alkaen.
Pähkinänkuoressa työsuhdepyöräedussa on kyse siitä, että yritys tarjoaa työntekijälle edullisempaa tapaa hankkia polkupyörän tai sähköpyörän. Pyöräetuun voi sisältyä itse pyörän lisäksi esimerkiksi huollot, vakuutukset, varusteet ja varaosat. Työsuhdepyörää ei ole tarkoitettu vain työmatkojen rullaamiseen, vaan sillä voi ajella rajattomasti myös vapaa-ajalla.
Vuositasolla verovapaa työsuhdepyöräetu on 1 200 euroa, ja työnantaja voi tarjota edun osana palkkaa tai palkan päälle. Polkupyöräedun voi tarjota kahdella tavalla: joustavalla leasing-sopimuksella tai ostamalla pyörät yrityksen omaksi. Muutaman vuoden mittainen leasing-sopimus on yleisin tapa ottaa työsuhdepyöräetu käyttöön.
Periaatteessa ja käytännön tasolla pyöräetu on hyvin samanlainen työsuhde-etu kuin vaikkapa lounasseteli.
Millaiselle yritykselle pyöräetu sopii?
Pyöräetu sopii kaikille yrityksille, jotka haluavat panostaa henkilöstön hyvinvointiin ja tarjota työntekijöille huomattavasti edullisempaa tapaa hankkia laadukas polkupyörä tai sähköpyörä.
Kaikenkokoiset yritykset voivat ottaa pyöräedun käyttöön. Yhden tai muutaman hengen osakeyhtiössä pyörät on vielä helppo ostaa pyörät yrityksen nimiin, mutta mitä enemmän työntekijöitä on, sitä enemmän erilaisia toiveita, speksejä ja pyörätarpeita työntekijöillä on. Toiminimiyrittäjä ei voi ottaa työsuhdepyöräetua käyttöön.
Koska pyöräedun tärkein tavoite on kannustaa työntekijöitä pyöräilemään omalla tavallaan, yhdenlainen pyörä ei todellakaan sovi kaikille. Anna kaikille mahdollisuus valita juuri sellainen pyörä, jonka he aidosti haluavat. Helpointa ja kätevintä jokaisen mieltymyksiin sopivan pyörän löytäminen on leasing-palvelun kautta, josta työntekijät voivat valita mieluisensa mallin rajoittamattomasta määrästä vaihtoehtoja.
Miksi työsuhdepyöräetu kannattaa ottaa käyttöön?
Työsuhdepyöräedun käyttöön ottamiselle on monta hyvää syytä. Tässä niistä tärkeimmät sekä työnantajan että työntekijän näkökulmasta:
Pyöräedun hyödyt työnantajalle
- Liikkuminen lisääntyy. Työsuhdepyörä lisää tutkitusti liikkumista ja pyöräilyn määrää.
- Hyvinvointi kasvaa. UKK-instituutin mukaan pyöräilyllä on monenlaisia terveyshyötyjä: se pienentää riskiä sairastua sydän- ja verisuonisairauksiin ja tyypin 2 diabetekseen, auttaa painonhallinnassa ja vähentää niska-hartiaseudun kipuja.
Hyvinvoinnilla on myös suuri merkitys niin työntekijöiden jaksamiseen kuin yrityksen tuottavuuteen. - Työntekijöiden tyytyväisyys kasvaa. Erilaiset etuudet ovat yksinkertainen keino osoittaa työntekijöille, että heidän hyvinvointinsa on tärkeää ja siihen halutaan panostaa.
- Yhdenvertaisuus työpaikalla lisääntyy. Osa työpaikoista tarjoaa autoetua rajatulle porukalle, mikä saattaa asettaa työntekijät eriarvoiseen asemaan. Työsuhdepyöräedun tarjoaminen on hyvä kädenojennus koko henkilökunnalle sekä autoilemattomille, jotka eivät hyödy autoedusta.
- Työnantajamielikuva kohenee. Pyöräedusta kannattaa kertoa ylpeydellä jo rekrytointi-ilmoituksessa. Kun parhaista osaajista käydään alati kovenevaa kilpailua, on erilaisilla hyvinvointiin liittyvillä eduilla oma roolinsa parhaiden työntekijöiden houkuttelemisessa ja tekijöiden pitämisessä yrityksessä. Pyöräily-ystävällinen työympäristö kannustaa liikkumaan ja auttaa työnantajamielikuvan kehittämisessä.
- Arki helpottuu. Moni käyttää työsuhdepyörää työmatkojen taittamiseen ja palaverista toiseen siirtymiseen. Lyhyillä matkoilla pyörä on usein julkisia kulkuneuvoja nopeampi vaihtoehto, ja pyöriä mahtuu työpaikan eteen huomattavasti enemmän kuin autoja. Yritys voi säästää myös kalliissa parkkipaikkakustannuksissa.
- Pyöräetu kiinnostaa. Tutkimuksemme mukaan yli 30 prosenttia henkilöstöstä on kiinnostunut edusta, kun se tarjotaan osana palkkaa.
- Ympäristö kiittää. Työsuhdepyörät ovat vaikuttava tapa edistää kestävää liikkumista ja vähentää työmatkaliikenteen päästöjä. Pyöräilyn edistäminen on ekoteko, joka kannattaa kytkeä osaksi yritysstrategiaa.
Edut työntekijälle
- Rahaa säästyy. Työntekijä säästää veroprosentistaan riiippuen noin 20–40 prosenttia pyörän hankintahinnasta verrattuna siihen, että ostaisi pyörän itse kaupasta. Työsuhdepyörälaskurimme avulla voit tarkistaa, kuinka paljon säästöä syntyy pyöräilijää kohden.
Jos työntekijä ottaa osan palkastaan verovapaana polkupyöräetuna ja hyödyntää 1 200 euron vuotuisen enimmäismäärän, veroetu voi 30 000 euron tuloilla olla yli 400 euroa vuodessa. - Pyörän maksaminen erissä. Pyöräetua ei makseta kerralla vaan erissä. Perinteiseen osamaksuun verrattuna säästöä tulee joka kuukausi. Vinkkejä työsuhdepyörästä saatavan säästön laskemiseen saat täältä.
- Mahdollisuus hankkia parempi pyörä ja kunnon varusteet. Työsuhdepyörän ei tarvitse olla alle 1 200 euron hintainen, sillä pyörän hankkimisen kulut voidaan jakaa useammalle vuodelle. Moni hankkiikin työsuhdepyöräedun ansiosta laadukkaamman ja kestävämmän pyörän kuin millaisen ostaisi itse kaupasta. Kun etuun sisällytetään myös varusteet ja huollot, varmistetaan että kaikki ajelevat hyvin huolletulla pyörällä kunnon kypärä päässään.
Kuinka paljon työsuhdepyöräetu maksaa?
Työsuhdepyöräedun kustannuksiin työnantajalle ja työntekijälle vaikuttaa monta seikkaa, esimerkiksi pyörän hinta, sisältyykö etuun huoltoja, vakuutus ja varusteita sekä ostetaanko pyörä yritykselle vai käytetäänkö leasing-palvelua.
Millaisia kustannuksia työnantajalle koituu työsuhdepyöräedusta?
Työsuhdepyöräedun voi tarjota palkan päälle kokonaan tai osittaisesti tai pidättää verotusarvon täysimääräisesti työntekijän palkasta. Suomessa yleisintä on pidättää pyörän verotusarvo palkasta.
Työsuhdepyöräetu on työnantajalle lähes kustannusneutraali silloin, kun se tarjotaan osana työntekijän palkkaa. Jos tarjoat työsuhdepyörän osana palkkaa, vähenevät palkkakulut pyörän verotusarvon verran, eli maksimissaan sata euroa kuussa. Työnantajan ei myöskään tarvitse maksaa edun osalta sairasvakuutusmaksua. Työntekijän säästö tulee siitä, että hänen verollinen tulonsa tippuu saman verran ja veroprosentti normaalisti pienenee.
Työnantajan on syytä nähdä työsuhdepyöräedun tarjoaminen henkilöstölleen investointina. Esimerkiksi, jos työpaikallasi on 300 työntekijää, joista 45 ottaa työsuhdepyörän, investointi on alkaen 562,5 € / kk (12,5 € x 45 = 562,5 € kun sairasvakuutusmaksuja ei tarvitse maksaa ja etu tarjotaan palkan osana). Yksi työntekijän sairauspäivä maksaa yrityksellesi keskimäärin 350 euroa. Käytännössä yhden sairauspäivän kustannuksella tarjoat kuukaudeksi 28 työntekijän hyvinvointiin vaikuttavan edun.
Jos työsuhdepyöräetu tarjotaan palkan päälle, rinnastetaan se palkankorotukseen. Palkan sivukuluja tosin ei makseta kuin verovapaan osuuden ylittävästä osuudesta.
Leasing-palvelussa työsuhdepyörien kustannukset koostuvat kahdesta asiasta: verotusarvosta sekä kumppaniyrityksen toimisto- ja käsittelykuluista. Myös pyörän varusteet ja mahdolliset vakuutukset ja huollot otetaan huomioon edun arvoon lisäämällä niiden arvo pyörän hankintahintaan.
On hyvä muistaa, että työsuhdepyörä ei sisällä arvonlisäveroa. Työsuhdepyörän hankinta- tai leasing-kulut voi kuitenkin vähentää yhteisöverotuksessa. Tarkemmat ohjeet työsuhdepyörien verotuksesta löydät Verottajan sivuilta.
Pitääkö työsuhdepyöräedusta maksaa työeläkemaksua?
Työsuhdepyöräetu otetaan muiden etuuksien tavoin huomioon palkkaa laskiessa. Työsuhdepyöräedusta on Eläketurvakeskuksen ohjeen mukaan maksettava myös työeläkemaksut sekä työttömyysvakuutus-, työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksut.
Jos pyöräetu on osa palkkaa, siitä on maksettava työeläkemaksut. Jos pyöräetu tarjotaan palkan päälle, työeläkemaksua maksetaan vasta 100 euron kuukausisumman ylittävästä osasta.
Kannattaako työsuhdepyöräetu tarjota osana palkkaa vai palkan päälle?
Riippuu yrityksestä, haluaako se tarjota etua osana palkkaa vai palkan päälle. Työnantajalle edullisempi vaihtoehto on tarjota työsuhdepyörä osana palkkaa, minkä takia se on myös suositumpi.
- Työsuhdepyörä osana palkkaa: Kun pyöräedun arvo vähennetään sovitusta kokonaispalkasta, palkkakulut pienenevät. Työeläkemaksu menee myös verovapaasta osuudesta.
- Työsuhdepyörä palkan päälle: Kun pyöräetu annetaan palkan päälle, sivukuluja ei tarvitse maksaa verovapaasta osasta (1200 € / vuosi = 100 € / kk). Vain veronalaisesta edusta maksetaan sivukulut.
Suorien työntekijälle aiheutuvien kustannusten lisäksi kannattaa laskelmissa ottaa huomioon myös lisääntyneen pyöräilyn terveyshyödyt ja vaikutus työntekijöiden tyytyväisyyteen, jaksamiseen ja sairauspoissaolojen vähenemiseen.
Liikkumattomuus on yksi merkittävistä syistä sairauspoissaoloille, ja se aiheuttaa Suomessa noin 56 miljoonan euron kustannukset vuosittain. Työmatkaliikuntaa harrastavilla on tutkitusti vähemmän sairauspoissaoloja kuin niillä, jotka eivät harrasta työmatkaliikuntaa. Kuten aiemmin jo mainitsimme, yksi työntekijän sairauspäivä maksaa yritykselle keskimäärin 350 euroa, joten työsuhdepyöräetu on erinomainen investointi myös tästä näkökulmasta.
Miten työsuhdepyöräetu otetaan käyttöön?
Tässä vaiheessa olet todennäköisesti jo sitä mieltä, että työsuhdepyöräetu kannattaa ehdottomasti ottaa käyttöön teidänkin yrityksessänne. Mutta miten se käytännössä tapahtuu?
Ensimmäisenä on päätettävä, halutaanko etu tarjota osana palkkaa vai palkan päälle, ja ostetaanko pyörät yritykselle vai valitaanko niiden hankintaan leasing-palvelua tarjoava kumppani.
Mitä etua on työsuhdepyörän leasing-palvelusta pyörien ostamiseen verrattuna?
Kuten edellä jo kävi ilmi, voi työsuhdepyörät joko ostaa yritykselle ja antaa ne työntekijöiden käyttöön tai hankkia ne leasing-palvelun kautta. Suomessa huomattavasti yleisempää on hoitaa edun käyttöönotto ja hallinnointi leasing-palvelun kautta. Tässä siihen muutama hyvä syy:
- Helppous ja valikoiman monipuolisuus. Leasing-palvelun kautta työntekijät voivat itse valita mieleisensä pyörät. Kun pyöriä ei tarvitse tilata ja ostaa tai HR:n perehtyä erilaisiin pyörämalleihin, säästyy paljon aikaa ja vaivaa. Kannattaa kuitenkin valita palvelu, jonka kautta on saatavilla mahdollisiman laaja valikoima erilaisia pyöriä, jotta jokaiselle löytyy juuri se oikea menopeli.
- Digitaalisuus. Yksi leasing-palveluiden merkittävä etu on digitaalisuus. Kun pyörien ostaminen, käyttöönotto ja hallinnointi onnistuu verkossa, edun tarjoaminen ei mutkista HR:n ja palkanlaskennan arkea.
- Maltilliset kuukausikustannukset. Pyörien ostaminen yrityksen nimiin on iso investointi. Leasing-palvelussa maksat vain kuukausimaksua.
- Joustavuus. Leasing-palvelu on pyörien ostamista ketterämpi tapa tarjota työsuhdepyöräetua, ja se antaa joustovaraa erilaisissa muutostilanteissa. Esimerkiksi pyörän lunastaminen onnistuu kätevästi, jos työntekijä esimerkiksi vaihtaa työpaikkaa. Palvelun kautta on myös helppo hankkia työsuhdepyöriä uusille työntekijöille. Vapauden leasing-palvelussa myös pyörän palauttaminen ja sopimuksen keskeyttäminen on mahdollista.
Miten työsuhdepyörien leasing-palvelu otetaan käyttöön?
Työsuhdepyörien hankkiminen leasing-palvelun kautta on yksinkertaista. Parhaimmillaan saat homman rullaamaan jo muutamassa päivässä! Me Vapaus.io:lla olemme tehneet prosessista niin helpon ja mutkattoman kuin vain on mahdollista.
- Varaa aika 15 minuutin videokokoukseen asiantuntijamme kanssa. Saat vastaukset kaikkiin sinua vielä askarruttaviin kysymyksiin.
- Saat saman tien sähköisesti kaikki tarvittavat materiaalit ja läpinäkyvän kustannuslaskelman päätöksentekoa varten.
- Allekirjoitettuasi sopimuksen sähköisesti saat käyttöösi valmiit käyttöönottomateriaalit, joiden avulla edun lanseeraaminen on helppoa. Voit myös muokata materiaaleja mieleiseksesi tai järjestää kanssamme suositun livelanseerauksen!
- Työntekijät valitsevat mieleisensä pyörän verkossa tai kumppaniliikkeessä. Hoidamme kaiken pyörän valintaan liittyvän työntekijän kanssa.
- Vapaus hoitaa etuun liittyvän hallinnoinnin. Työntekijäkohtainen työsuhdepyöräraportti palkkahallinnon tueksi on saatavilla verkkopalvelusta vuorokauden ympäri.
Huom! Jos työpaikka on hankintalain alainen, työsuhdepyörien hankinta pitää kilpailuttaa silloin, kun hankintalain kynnysarvot ylittyvät.
Mitä työsuhdepyöräedun käyttö vaatii työnantajalta?
Kun työsuhdepyöräetu on otettu käyttöön, työntekijät pääsevät valitsemaan mieleisensä pyörät. Työnantajan on vain toimitettava tarvittavat tiedot palkanlaskentaan. Kuukausittaiset ajantasaiset tiedot voimassa olevista työsuhdepyöräeduista saa kätevästi verkkopalvelusta.
Vapauden leasing-palvelusta on tehty mahdollisimman helppo ja vaivaton työnantajalle ja palkkahallinnolle. Digitaalisessa palvelussa pyörien hallinnointi on helppoa, ja esimerkiksi verotusarvot, kustannuspaikat, henkilönumerot ja konserniyhtiötiedot ovat aina palkanlaskennan saatavilla. Hoidamme myös vakuutusten korvaushakemukset puolestasi. Suuret asiakkaat saavat meiltä sovittaessa myös nimetyn yhteyshenkilön.
Työntekijöillä on oma digitaalinen palvelunsa, jonka kautta hoituvat kaikki käytännön asiat aina pyörän ja varusteiden valinnasta pyörän lunastukseen tai palautukseen.
Työnantajan tehtävät ennen työsuhdepyöräedun käyttöönottoa:
- Puitesopimuksen allekirjoittaminen
- Työsuhdepyöräohjeen laatiminen (määritellään maksetaanko etu osana palkkaa vai palkan päälle, tarjotaanko vain kokoaikaisille vai kaikille työntekijöille, kuinka kalliita pyöriä voidaan hankkia jne.)
Työnantajan tehtävät käyttöönoton jälkeen:
- Kuukausittaisen raportin toimitus palkkahallintoon
Miten työsuhdepyöräetu toimii poikkeustilanteissa?
Työelämässä tapahtuu aina muutoksia. Työsuhdepyörien leasing-palvelun kautta myös erilaiset poikkeustilanteet hoituvat kätevästi.
Kun valitset sopimukseesi vapaaehtoisen keskeytysturvan, voi sopimuksen päättää missä tahansa vaiheessa sopimuskautta. Vapaudella prosessi on tehty työnantajan kannalta mahdollisimman kevyeksi: hoidamme palautusprosessin suoraan työntekijän kanssa. Sopimuskauden päätteeksi palautus on maksutonta.
Työnantaja ja työntekijä voivat sopia, miten työsuhdepyöräedun käy esimerkiksi lomautuksen tai perhevapaan aikana. Joskus työnantaja antaa pyörän vapaalla olevan työntekijän käyttöön ja veloittaa maksut joko etukäteen tai jälkikäteen. Yrityksen linjauksista on hyvä kertoa selkeästi työsuhdepyöräohjeessa.
Työsuhteen päättyminen
Työsuhteen päättyessä työntekijä voi halutessaan lunastaa pyörän itselleen. Etu voidaan myös siirtää yrityksen sisällä toisen työntekijän nimiin. Vapauden leasing-pavelussa myös pyörän palauttaminen on mahdollista, jos pyörälle on otettu vapaaehtoinen keskeytysturva.
Vapaudella työsuhdepyörän lunastaminen tapahtuu sähköisesti suoraan palveluntarjoajan ja työntekijän välillä, eli työnantajan ei tarvitse olla välikätenä.
Lomautus
Lomautuksen aikana työntekijällä ei ole oikeutta luontoisetuihin, ellei toisin ole sovittu.
Jäikö jokin mietityttämään?
Heitä kysymyksesi meille! Jos taas aloit pohtimaan, että mitenhän tämä homma toimii juuri Vapauden kanssa, niin siihen löydät vastauksen täältä: Vapaus-työsuhdepyöräpalvelu työnantajalle.
